Forumların təşkili

Forumların Təşkili

Forum yalnız çıxışların ardıcıllığı deyil. Bu, ekspertlərin, iş adamlarının, dövlət qurumlarının və sahə nümayəndələrinin bir araya gəldiyi, yeni əməkdaşlıqların başladığı və sahənin gələcəyinin müzakirə olunduğu platformadır. Belə tədbirin uğuru onlarla detalın eyni anda düzgün işləməsindən asılıdır. Seven Heaven Events Group olaraq Bakıda və Azərbaycanın bütün regionlarında forumların təşkili xidmətini göstəririk. Konsepsiyanın hazırlanmasından tutmuş forumun yekun hesabatına qədər bütün prosesi bir komanda kimi öz üzərimizə götürürük.

10 ildən artıq təcrübə və 50-dən çox uğurlu layihə ərzində yerli və beynəlxalq miqyaslı forumlar təşkil etmişik. Beynəlxalq Aqro Biznes Forum, Strateji Marketinq Forumu, Turan E-trade & E-export forumu və EFEC 2025 kimi layihələr bizə müxtəlif sahələrin, auditoriyaların və protokol tələblərinin incəliklərini öyrədib.

Hansı forumları təşkil edirik?

• Biznes forumları: sahibkarlar, investorlar və şirkətlər arasında əlaqələrin qurulması

• Beynəlxalq forumlar: xarici nümayəndə heyətlərinin iştirakı ilə ikitərəfli və çoxtərəfli tədbirlər

• Sahə forumları: kənd təsərrüfatı, enerji, ticarət, marketinq, daşınmaz əmlak, texnologiya və s.

• İnvestisiya forumları: layihələrin investorlara təqdimatı və B2B görüşlər

• Gənclər və təhsil forumları: tələbələr, gənc mütəxəssislər və təhsil müəssisələri üçün

• Dövlət və ictimai təşkilatların forumları: rəsmi protokola uyğun tədbirlər

• Elmi və tibbi forumlar, konqreslər: akademik və peşəkar auditoriya üçün

• Regional forumlar: Bakıdan kənarda keçirilən sahə və inkişaf forumları

Forumun təşkilinə nələr daxildir?

Konsepsiya və proqram

Forumun məqsədini, hədəf auditoriyasını və əsas mövzularını sizinlə birlikdə müəyyən edirik. Panel sessiyalar, əsas çıxışlar, master-klasslar, B2B görüşlər və networking fasilələrindən ibarət balanslı proqram hazırlanır.

Məkan seçimi

İştirakçı sayına, formatına və büdcəyə uyğun məkan təklif edirik: otellərin konfrans zalları, konqres mərkəzləri, universitet salonları və ya qeyri-standart məkanlar. Plenar zal, paralel sessiya otaqları, sərgi və networking sahələri planlanır.

Spiker və iştirakçıların idarə olunması

Spikerlərə dəvətlərin göndərilməsi, onlarla əlaqə, təqdimatların toplanması, iştirakçıların dəvəti və iştirakın təsdiqlənməsi prosesini idarə edirik.

Qeydiyyat və akkreditasiya

Onlayn qeydiyyat forması, QR kodlu elektron dəvətnamələr, girişdə sürətli check-in, iştirakçı kateqoriyalarına uyğun beclərin çapı və media akkreditasiyası.

Texniki təminat

Səhnə, LED ekranlar, səs və işıq sistemləri, təqdimat avadanlığı, mikrofonlar və canlı yayım üçün tam texniki infrastruktur.

Sinxron tərcümə

Beynəlxalq forumlarda tərcüməçi kabinələri, qəbuledicilər və peşəkar sinxron tərcüməçilər.

Logistika və transfer

Xarici qonaqların hava limanında qarşılanması, otel yerləşdirilməsi, otel ilə məkan arasında transferlər və VIP daşınma.

Keytrinq

Qəhvə fasilələri, furşetlər, nahar və rəsmi qala yeməkləri.

Brendinq və dizayn

Forumun vizual konsepsiyası, pres-wall, səhnə dizaynı, istiqamət lövhələri, iştirakçı paketləri və promo məhsullar.

Media və kommunikasiya

Foto və video çəkiliş, canlı yayım, media nümayəndələrinin dəvəti, mətbuat relizləri və sosial şəbəkə materialları.

Hibrid format

Onlayn iştirakçılar üçün canlı yayım, virtual sual-cavab və uzaqdan qoşulan spikerlərin səhnəyə ötürülməsi.

Forum günü: hər detal nəzarətdə

Tədbir günü komandamız forumun hər hissəsinə cavabdehdir:

• Hostes və qeydiyyat komandası iştirakçıları qarşılayır

• Səhnə meneceri proqramın vaxtında getməsinə nəzarət edir

• Texniki komanda səs, işıq, ekran və tərcümə sistemlərini idarə edir

• Protokol üzrə mütəxəssislər VIP qonaqları müşayiət edir

• Koordinatorlar paralel sessiyalar və fasilələr arasında axını idarə edir

• Foto-video komandası forumun bütün anlarını sənədləşdirir

Forumdan sonra

Forumun uğuru yalnız keçirildiyi gün ilə ölçülmür. Tədbirdən sonra:

• Foto və video materiallar təhvil verilir

• İştirak statistikası və iştirakçı bazası təqdim olunur

• Lazım olduqda iştirakçılar arasında sorğu keçirilir

• Forumun yekun hesabatı hazırlanır

Bu məlumatlar növbəti forumun daha uğurlu planlanması üçün əsas olur.

İş prosesi necə qurulur?

1. Müraciət və brif: Forumun məqsədi, tarixi, iştirakçı sayı, formatı və büdcəsi barədə məlumat verirsiniz.

2. Konsepsiya və təklif: Komandamız forumun konsepsiyasını, ilkin proqramını və fərdi təklifi hazırlayır.

3. Planlama: Məkan, spikerlər, texniki təminat, logistika və keytrinq üzrə ətraflı iş planı qurulur, hər mərhələ sizinlə razılaşdırılır.

4. Hazırlıq: Qeydiyyat açılır, dəvətlər göndərilir, dizayn və texniki hazırlıq tamamlanır, məşq keçirilir.

5. Forum günü: Komandamız tədbirin bütün hissələrini idarə edir.

6. Yekun: Materiallar və hesabat təhvil verilir.

Niyə Seven Heaven Events Group?

• 10+ illik təcrübə: yerli və beynəlxalq forumların təşkili

• 50+ uğurlu layihə: Beynəlxalq Aqro Biznes Forum, Strateji Marketinq Forumu, Turan E-trade & E-export forumu, Əmlakda Risklər və Yeni İmkanlar Forumu, EFEC 2025

• Etibarlı tərəfdaşlar: Azerbaijan Franchise Association, KOBSKA, UHOM və Özbəkistan Ticarət Evi ilə əməkdaşlıq

• Bir pəncərə prinsipi: konsepsiyadan texniki təminata, transferdən keytrinqə qədər bütün xidmətlər bir komandadan

• Öz avadanlığımız: səhnə, LED ekran, səs və işıq sistemləri

• Bakı və regionlar: Azərbaycanın istənilən bölgəsində forum təşkili

• Protokol təcrübəsi: dövlət qurumları və rəsmi şəxslərin iştirak etdiyi tədbirlər

Tez-tez verilən suallar

Forumu nə qədər əvvəldən planlamaq lazımdır?

Yerli forumlar üçün ən azı 4–6 həftə, beynəlxalq forumlar üçün isə 2–3 ay əvvəl planlamaya başlamağı tövsiyə edirik. Bu müddət məkanın rezerv olunması, spikerlərin dəvəti və iştirakçıların qeydiyyatı üçün vacibdir.

Forumun yalnız bir hissəsini sifariş etmək olarmı?

Bəli. Forumu tam paket kimi təşkil edə bildiyimiz kimi, yalnız texniki təminat, qeydiyyat, transfer və ya keytrinq kimi ayrı-ayrı xidmətləri də təqdim edirik.

Spikerlərin tapılmasında kömək edirsinizmi?

Bəli. Forumun mövzusuna uyğun spikerlərin və moderatorların müəyyən edilməsində və onlarla kommunikasiyada dəstək göstəririk.

Forumu regionda keçirmək mümkündürmü?

Bəli. Azərbaycanın bütün regionlarında forumlar təşkil edirik və bütün texniki avadanlığı, logistikanı və komandanı yerinə çatdırırıq.

Forumu onlayn yayımlamaq olarmı?

Bəli. Hibrid format ilə forum canlı yayımlanır, onlayn iştirakçılar sual verə və müzakirələrə qoşula bilər.

Forumun təşkilinin qiyməti nədən asılıdır?

Qiymət iştirakçı sayından, forumun müddətindən, məkandan, texniki təminatın həcmindən, sinxron tərcümə, transfer, keytrinq kimi xidmətlərdən asılıdır. Dəqiq qiymət üçün bizimlə əlaqə saxlayın, fərdi təklifinizi qısa müddətdə hazırlayaq.

Forum təşkil etməyi planlaşdırırsınız?

Forumunuzun mövzusunu, tarixini və iştirakçı sayını bizimlə bölüşün, konsepsiyasını və fərdi təklifi hazırlayaq.