Konfransların təşkili

Konfransların Təşkili

Konfrans biliklərin paylaşıldığı, ekspertlərin fikir mübadiləsi apardığı və təşkilatınızın sahədəki nüfuzunun formalaşdığı platformadır. Yaxşı təşkil olunmuş konfransda iştirakçı yalnız məruzələri dinləmir: rahat qeydiyyatdan keçir, vaxtında başlayan sessiyalarda aydın səs və görüntü ilə məlumat alır, fasilələrdə faydalı tanışlıqlar qurur. Seven Heaven Events Group olaraq Bakıda və Azərbaycanın bütün regionlarında konfransların təşkili xidmətini göstəririk. Proqramın strukturundan texniki təminata, qeydiyyatdan yekun hesabata qədər bütün mərhələləri peşəkar komanda ilə idarə edirik.

10 ildən artıq təcrübə və 50-dən çox uğurlu layihə ərzində elmi konqreslərdən korporativ konfranslara, sahə tədbirlərindən beynəlxalq görüşlərə qədər müxtəlif formatlarda işləmişik. “Metabolik Sindromda Qida Əlavələri: Elmi və tətbiqi” mövzusunda 1-ci Bakı Konqresi və Baku Football Conference kimi layihələr bunun nümunəsidir.

Hansı konfransları təşkil edirik?

Elmi və akademik konfranslar

Universitetlər, elmi-tədqiqat institutları və akademik təşkilatlar üçün. Məruzə qəbulu, bölmə iclasları, plenar sessiyalar, poster təqdimatları və konfrans materiallarının nəşri.

Tibbi konfrans və konqreslər

Həkimlər, əczaçılar və tibb mütəxəssisləri üçün peşəkar tədbirlər. Klinik sessiyalar, master-klasslar, farmaseftik şirkətlərin sərgi zonaları və sertifikatların təqdimatı.

Korporativ konfranslar

Şirkətlərin illik toplantıları, strategiya sessiyaları, diler və tərəfdaş konfransları, satış komandalarının görüşləri.

Sahə və peşəkar konfranslar

Marketinq, IT, maliyyə, hüquq, enerji, idman, təhsil və digər sahələr üzrə mütəxəssislərin toplandığı tədbirlər.

Beynəlxalq konfranslar

Xarici nümayəndə heyətləri və spikerlərin iştirakı ilə, sinxron tərcümə və protokol tələblərinə uyğun təşkil olunan tədbirlər.

Mətbuat konfransları

Yeni layihə, məhsul və ya qərarların media nümayəndələrinə təqdimatı. Pres-wall, tribuna, səs sistemi və jurnalistlərin akkreditasiyası.

Onlayn və hibrid konfranslar

Zaldakı və onlayn iştirakçıların eyni anda qatıldığı tədbirlər.

Konfransın təşkilinə nələr daxildir?

Proqramın hazırlanması

Plenar və bölmə sessiyalarının, məruzələrin, panel müzakirələrinin, sual-cavab və fasilələrin balanslı ardıcıllığı. Hər sessiyanın vaxt reqlamenti və moderatorların müəyyən edilməsi.

Məruzəçilərlə iş

Məruzəçilərə dəvətlər, təqdimatların vahid formatda toplanması, çıxış qaydaları barədə məlumat və tədbir günü məruzəçilərin müşayiəti.

Məkan seçimi və planlama

İştirakçı sayına uyğun konfrans zalı, bölmə iclasları üçün əlavə otaqlar, qeydiyyat, sərgi, kofe-brek və networking sahələrinin planlanması. Zal düzülüşü: teatr, sinif, dəyirmi masa və ya kabare üsulu.

Qeydiyyat və iştirakçı idarəetməsi

Onlayn qeydiyyat, QR kodlu dəvətnamələr, girişdə check-in, bec çapı və iştirak sertifikatları.

Texniki təminat

Səhnə və tribuna, LED ekranlar, proyektorlar, səs sistemi, konfrans mikrofonları, işıqlandırma və təqdimat idarəetməsi.

Sinxron tərcümə

Beynəlxalq konfranslarda tərcümə kabinələri, qəbuledicilər və peşəkar tərcüməçilər.

Konfrans materialları

Proqram kitabçası, iştirakçı paketi, bloknot, qələm, bec, sertifikat və brendinqli promo məhsullar.

Keytrinq

Qeydiyyat zamanı qarşılama içkiləri, kofe-breklər, işgüzar nahar və gala şam yeməyi.

Logistika

Xarici qonaq və məruzəçilərin qarşılanması, otel yerləşdirilməsi və transferlər.

Foto, video və yayım

Konfransın foto-video sənədləşdirilməsi, sessiyaların yazısı və canlı yayımı.

Konfrans günü

Tədbir günü komandamız:

• İştirakçıları qarşılayır, qeydiyyatı və bec təqdimatını həyata keçirir

• Sessiyaların vaxtında başlayıb bitməsinə nəzarət edir

• Məruzəçilərin təqdimatlarını əvvəlcədən yükləyir və çıxış zamanı idarə edir

• Mikrofonların sual-cavab zamanı auditoriyaya ötürülməsini təmin edir

• Paralel sessiyalar arasında iştirakçı axınını istiqamətləndirir

• Kofe-brek və naharın proqrama uyğun təşkilinə nəzarət edir

İş prosesi necə qurulur?

1. Müraciət və brif: Konfransın mövzusu, tarixi, iştirakçı sayı, formatı və büdcəsi barədə məlumat verirsiniz.

2. Konsepsiya və təklif: İlkin proqram strukturu, məkan variantları və fərdi təklif hazırlanır.

3. Planlama: Hər istiqamət üzrə iş planı və vaxt qrafiki qurulur, sizinlə razılaşdırılır.

4. Hazırlıq: Qeydiyyat açılır, məruzəçilərlə iş aparılır, materiallar və texniki hazırlıq tamamlanır.

5. Konfrans günü: Komandamız bütün prosesi idarə edir.

6. Yekun: Foto-video materiallar, iştirak statistikası və hesabat təhvil verilir.

Niyə Seven Heaven Events Group?

• 10+ illik təcrübə: elmi, tibbi, korporativ və beynəlxalq konfranslar

• 50+ uğurlu layihə: “Metabolik Sindromda Qida Əlavələri” 1-ci Bakı Konqresi, Baku Football Conference, EFEC 2025, “Əkinçi – 150 il” kimi tədbirlər

• Bir pəncərə prinsipi: proqramdan texniki təminata, tərcümədən keytrinqə qədər hər şey bir komandadan

• Öz texniki bazamız: səhnə, LED ekran, səs və işıq sistemləri

• Dəqiq vaxt idarəetməsi: sessiyaların reqlamentə uyğun keçirilməsi

• Bakı və regionlar: Azərbaycanın istənilən bölgəsində konfrans təşkili

Tez-tez verilən suallar

Konfransı nə qədər əvvəldən planlamaq lazımdır?

Yerli konfranslar üçün ən azı 4–6 həftə, beynəlxalq və elmi konfranslar üçün isə 2–3 ay əvvəl planlamaya başlamağı tövsiyə edirik. Elmi konfranslarda məruzələrin qəbulu üçün daha uzun müddət lazım ola bilər.

Konfrans ilə forum arasında fərq nədir?

Konfrans adətən məruzələr və bilik paylaşımı üzərində qurulur, forum isə daha çox müzakirə, panel sessiyalar və işgüzar əlaqələrə yönəlir. Tədbirinizin məqsədinə uyğun formatı seçməkdə kömək edirik.

Məkanı siz tapırsınız?

Bəli. İştirakçı sayına, formatına və büdcəyə uyğun məkan variantlarını təklif edir, rezervasiya və razılaşdırmaları aparırıq.

İştirakçılara sertifikat verilə bilərmi?

Bəli. İştirak sertifikatlarının dizaynı, çapı və tədbirin sonunda təqdim olunmasını təşkil edirik.

Konfransın yalnız texniki hissəsini sifariş etmək olarmı?

Bəli. Konfransı tam paket kimi təşkil edə bildiyimiz kimi, yalnız texniki təminat, qeydiyyat, sinxron tərcümə və ya keytrinq xidmətlərini ayrıca da təqdim edirik.

Konfransın təşkilinin qiyməti nədən asılıdır?

Qiymət iştirakçı sayından, konfransın müddətindən, məkandan, texniki təminatın həcmindən və tərcümə, transfer, keytrinq kimi əlavə xidmətlərdən asılıdır. Dəqiq qiymət üçün bizimlə əlaqə saxlayın, fərdi təklifinizi qısa müddətdə hazırlayaq.

Konfrans təşkil etməyi planlaşdırırsınız?

Konfransınızın mövzusunu, tarixini və iştirakçı sayını bizimlə bölüşün, proqramını və fərdi təklifi hazırlayaq.